digitalizacão

A CJM ARTES GRÁFICAS, oferece os serviços de digitalização de documentos, utilizando mão de obra especializada, softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), infraestrutura de rede de alta performance e scanners profissionais de alta produtividade.Desta forma, as imagens dos documentos são armazenadas e disponibilizadas em formato digital, permitindo a busca das informações de forma automática e rápida.

• Vantagens
  Preservação das informações:  uma vez digitalizadas, as imagens dos documentos se mantêm inalteradas, prevenindo-se contra a ação do tempo e catástrofes como incêndios, alagamentos, sinistros, sem perda de qualidade das imagens;

• Segurança da informação e controle de permissões de acesso: os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos permitem que se criem usuários com permissões individualizadas, permitindo o rastreamento dos acessos às informações, quem as acessou, a que horas, quantas vezes, com que finalidade?

• Redução de custos com cópias, faxes, transportes, sucessivas impressões, autenticações, etc; 

• Agilidade na Localização dos documentos e das informações, dando maior agilidade e performance na obtenção de dados estratégicos;

• Redução de custos operacionais, devido à automatização de processos, minimizando custos com recursos humanos e melhorando a produtividade; 

• Aproveitamento de espaço físico, antes ocupado pela “papelada”, agora livre para melhor distribuição dos recursos da empresa. 

Quanto custa a digitalização de documentos, afinal? 

Vários fatores influenciam na composição de preços para um projeto de digitalização. É importante lembrar que projetos de digitalização de documentos envolvem mão de obra especializada, scanners de alto valor agregado e alta performance, microcomputadores com alta capacidade de processamento, redes estáveis, seguras, e softwares de última geração.

Para se realizar uma pesquisa de preços para a digitalização de documentos, é importante que o cliente tenha em mãos as seguintes informações, visando facilitar a estimativa de valores:

• Quantidade total de processos ou lotes de documentos (importante para se estimar a indexação)

• Quantidade estimada de páginas por lote

• Volume total estimado de documentos (em páginas);

• Formato dos documentos (A4, A3, Legal, A0);

• Estado geral de conservação destes documentos;

• Forma de apresentação (em pastas, folhas soltas, encadernados, etc.);

• Prazo desejado para a conclusão do projeto;

• Quantidades e tipos de campos de indexação;

• Forma de armazenamento dos dados e formato dos arquivos de saída (TIF, PDF, PDF pesquisável);

• Forma de busca das informações (sistema de GED próprio, busca textual, por pastas, etc).

Principais etapas do processo de digitalização de documentos:

• Preparação: retirada de grampos, clipes, fitas, post-its dos documentos, restauração dos documentos danificados, separação em lotes

• Digitalização:  processo pelo qual os documentos são digitalizados por scanners de alta performance, que os convertem em imagens digitais;

• Indexação: etapa que consiste na entrada (manual ou automática) das características únicas do documento, denominados índices (ou palavras-chave), de acordo com seu conteúdo, visando viabilizar a busca posterior da imagem;

• Armazenamento: processo pelo qual as imagens digitais, juntamente com seus índices, são armazenados em servidor, HD’s, DVD’s, nuvem, etc;

• Recuperação / Consulta: processo em que as imagens dos documentos são consultadas pelos usuários do sistema, através da busca pelos índices ou palavras-chave, trazendo na tela o documento solicitado, de forma praticamente imediata;

• Disponibilização ou compartilhamento: as imagens podem ser encaminhadas via e-mail, Intranet, Internet, nuvem, redes sociais, tornando os documentos acessíveis e compartilháveis em diversas mídias.